Slim annuleringsbeleid

No show voorkomen
Hoe voorkom je dat gasten die zich voor jouw vergadering of congres hebben ingeschreven uiteindelijk toch niet komen opdagen? Vertaal het effect van niet aanwezig zijn en creëer awareness. Enkele tips:

  1. Duidt bij de inschrijving/vergaderverzoek op de catering die zal worden voorzien en biedt deelnemers hierin een keuze optie (neemt wel/niet deel aan de lunch, is vegetarisch, allergieën…). Zo wordt de aandacht gevestigd op de kosten, moeite en gastvrijheid die je voorziet.

  2. Stuur een deelnemerslijst naar je gasten vooraf.

  3. Stuur enkele dagen voorafgaand aan de bijeenkomst een persoonlijke reminder (bijv. per SMS).

  4. Durf minder catering te bestellen. Met 5% minder kom je zeker toe want er is altijd een klein deel van de aanwezigen dat verhinderd is om te komen.

  5. Maak het makkelijk voor gasten om zich af te melden. Maak ze bewust van de gevolgen die no show heeft voor duurzaamheid. Het filmpje ‘Don’t spoil the party’ geeft hier een duidelijk beeld van en blijft vaak goed hangen: